Proč je diář pravou rukou manažera?
Kdo z nás ještě nikdy nespěchal aneb Doba hektická
Čas. Veličina, která má ve sféře businessu často větší hodnotu než například samotné peníze. Současný svět je místem hektickým, ve kterém je „mít na spěch“ téměř nevyhnutelnou samozřejmostí a kdo někam „nemusí běžet“, ten je považován za málo vytíženého člověka, kterému se pravděpodobně v práci nijak zvlášť nedaří. Protože kdyby dařilo, určitě by přece musel někam spěchat. Pro „manažerské vody“ toto pravidlo platí dvojnásob. Každý správný manažer je „na roztrhání“, od rána do večera mu „drnčí“ telefon a zpomalí snad až večer, kdy vyčerpaně padne do postele.
V souvislosti s tím vyplouvá napovrch téma time-managementu. Téma, které se začalo oběvovat s nástupem „doby hektické“. Pokud totiž máte jako manažer stíhat nekonečné množství schůzek, pamatovat si každý úkol, naplánovat všechny meetingy, držet stanovené termíny, rozvíjet sebe i firmu, často je drahocenná každá minutka, ne-li přímo sekunda. A to už nemluvíme o tom, že mezi to všechno je samozřejmě potřeba zařadit i osobní život, své koníčky, rodinu, přátele, jejich oslavy narozenin, svatby, výročí a mnoho dalšího.
Když už hlava nestačí...
Jak ale takové množství informací správně „skladovat“? Kde našetřit ony drahocenné minuty a sekundy? Některým manažerům v tom pomáhá šikovná asistentka, ani ta však není vševědoucí. Často něco přehlédne a těžko se pak zjišťuje, čí vina je nepříčetná manželka, na jejíž narozeniny jste zapomněli nebo rozzuřený zákazník, na schůzku s nímž jste vůbec nedorazili. A co teprve pokud si snad asistentka potřebuje vzít volno nebo onemocní a naráz se v té hromadě informací máte vyznat sami, aniž byste měli sebemenší tušení, kde všechny potřebné informace vaše pravá ruka uchovává a jak je má uspořádané.
Právě v tento moment nastupuje jeden vděčný pomocník, na jehož důležitost často zapomínáme. A přitom nám už v raném věku často „kryl záda“. Že už tušíte, o čem je řeč? Správně, mluvíme o papírovém pomocníkovi, který neodmyslitelně patří do rukou každého školáka. Úkolníček, deníček, notýsek, diář – ať už jste mu říkali jakkoli, byl to právě ten velevýznamný dokument, ve kterém jste mohli najít odpověď na velmi nepopulární otázku rodičů: „A co máš dnes za úkoly?“. Stejně tak dobře posloužil i v momentě, kdy se na nějaký ten úkol zapomnělo: „Paní učitelko, já se omlouvám, ale nemám úkol, zapomněl jsem si v lavici deníček.“ A s diáři u manažerů to vlastně funguje dost obdobně.
Kniha s funkcí ochranného štítu
Pro nejednoho manažera představuje diář jakousi neprůstřelnou vestu. Vede si v něm všechny důležité informace a kdykoli hlava vypoví, diář napoví. Trh nám jich v současnosti nabízí nepřebernou škálu, některé jsou přitom promyšlené do nejmenšího detailu a plní tak svou roli pomalu lépe, než výše zmíněná asistentka.
Jedním z nich je například diář Black Brick, který nabízí prostor pro dlouhodobé plány i roční cíle. Lze si tak na celý rok rozvrhnout cíle ve firmě, dovolenou i jakýkoli jiný progres, který si chceme vytyčit mezi dlouhodobé cíle. Nabízí nám dokonce možnost stanovit si deadline a po vyplnění úkolu nás čeká odměna ve formě políčka „splněno“, které si můžeme vítězoslavně odškrtnout.
Následuje i měsíční plánování, kde máme pro každý den jeden čtvereček, který si přímo říká o zapsání všech významných dnů, výročí, narozenin a naplánovaných akcí.
Obdobným způsobem je pak vyřešeno i plánování na nadcházející týden. Zatímco v „obyčejném“ diáři se člověk v přehršeli úkolů často ztrácí a zapomíná na ty nejdůležitější, diář Black Brick nám nabízí dvojstránku, na kterou si lze zapsat nejdůležitější úkoly daného týdne, které si navíc můžeme opět znovu přehledně odškrtávat. Pro ty kreativnější z nás je bonusem i tečkovaná stránka, kterou lze „zkrášlit“ nákresy, poznámkami, obrázky, citáty nebo ji vyhradit jako prostor, kam budeme zaznamenávat osobní plány, na které nechceme zapomenout, ale které zároveň nejsou pracovního charakteru, a proto by měly mít své vlastní místo.
To nejlepší na konec
No a třešničkou na dortu je pak konec diáře, kde najdeme nejen dostatek prostoru na poznámky „všeho druhu“, které zkrátka nechcete zařadit ke konkrétnímu datu, ale i vychytávku v podobě kapsičky na dokumenty, které chcete mít stejně jako svůj diář, vždy u sebe. A řekněme si to na rovinu, kdo z nás alespoň jednou nezaložil do knížky nějaký papír s tím, že „tam se to určitě neztratí“. Následné hledání se však proměnilo v urputný boj s knihou, se kterou třepete jako smyslů zbavení, listujete tak, že průvan zaznamenali už všichni v místnosti, ale kniha Vám onen dokument ne a ne vydat. Přesně v takových momentech sáhnete do této kapsičky a místo šílence budete působit jako manažer, který má o svých dokumentech i čase skvělý přehled.
A tím výčet výhod, které v sobě takový diář představuje pro každého manažera zdaleka nekončí. Při zaznamenávání si totiž skvěle utřídíte myšlenky a často nenásilně podvědomě stanovíte priority. Místo milionů informací tak musíte myslet jen na jediné – vždy u sebe mít „Vaši manažerskou Bibli“. Stačí ji otevřít a ona Vám vždy ráda a ochotně sdělí, jaký Vás dnes čeká meeting, v kolik máte to jednání se zákazníkem a kolik růží, že je potřeba koupit ženě k výročí.
Autor: Kateřina Zajíčková
Galerie
Doporučené produkty1
