Jak použít bullet journal k práci a jak s ním zvýšit svoji produktivitu
BuJo může zcela změnit způsob, jakým plánujete a organizujete svůj den. Je to chytrý nástroj, který vám pomůže nejen shromáždit všechny vaše seznamy úkolů, náhodné lístky, poznámky, nápady a doporučení na jedno místo, ale také pomůže vyčistit hlavu od všech starostí.
Pokud jde o zvýšení produktivity v práci, metoda bullet journal vám může poskytnout přehlednost, kterou potřebujete, abyste ze svého dne dostali maximum. Může pomoci být nad věcí a být organizovanější. Je to flexibilní způsob, jak zaznamenat, co a kdy je třeba udělat, a je vhodný pro jakoukoli profesi. Když si zapíšete vše, co musíte udělat, a plánujete dopředu, budete lépe připraveni.
Pojďme se tedy podívat, proč a jak můžete svůj zápisník prostřednictvím metody bullet journal proměnit na velmi účinný nástroj, který vám pomůže zvýšit produktivitu a mít vše perfektně zvládnuté.
Zápisníky Dingbats* mají hravě minimalistický design
Pero a papír
Psaním na papír můžete skutečně zapracovat na svojí produktivitě a zefektivnění času. Zapisováním věcí totiž definujete přesný záměr a to podstatné. Už pouhé prohlížení poznámek vám pomůže lépe organizovat, nastavovat priority a soustředit se na nejdůležitější úkoly. BuJo vám pomůže efektivně a produktivně plánovat a využívat svůj čas. Dělání poznámek čistí hlavu a umožňuje hlubší pochopení myšlenek, nápadů, úkolů a cílů.
Efektivní zápisník
Způsob, jakým zápisník používáte, vám může skutečně pomoci zvýšit efektivitu, když plánujete den nebo svoje úkoly.
- Využijte základní aspekty systému bullet journal (Index, Future Log, Monthly Log a Daily Log). Jsou dokonalým nástrojem pro řízení projektů.
- Na začátku každého dne si vytvořte seznam smysluplných a relevantních cílů, které plánujete ten den splnit. Tím dostanete hlavu do správného nastavení.
- Sepisujte si na jednom místě všechny nápady, které vás během dne nebo týdne napadnou. Až se k nim vrátíte, budete ohromeni, kolik dobrých nápadů a řešení problémů na této stránce najdete.
- Udělejte si seznam všech pozitivních věcí, které jste během dne dokázali. Vytvoříte si tak kladný přístup ke své práci a budete se mít díky svým úspěchům dobrý pocit - ať už půjde o úspěchy malé nebo velké.
Několik zápisníků nebo jeden univerzální?
Můžete si vybrat, že budete mít jeden sešit pro osobní i profesní život. Díky univerzálnosti je bullet journal perfektní společník pro každý aspekt vašeho dne. Navíc skutečnost, že můžete vytvořit libovolnou dvojstránku, vám poskytne svobodu při práci s osobními i pracovními úkoly v jednom zápisníku. K oddělení úkolů a projektů můžete také použít různé značení nebo barvy.
Existují však případy, kdy vám okolnosti nedovolí mít profesní i soukromou agendu na jednom místě. Například vaše pracovní prostředí může být přísnější než ostatní a povoleny jsou pouze ryze pracovní věci. Nebo mohou existovat osobní důvody, protože váš zápisník by nemusel zůstat tak soukromý, jak byste chtěli. Jsou i tací, kteří si prostě neberou práci domů, a tak v kanceláři rádi nechávají veškerou svou práci. V takovém případě můžete zvážit jejich oddělení a mít jeden pro svůj osobní život a jeden pro svou práci.
V každém případě je vedení bullet journalu velmi funkční a může vám pomoct vypíchnout to podstatné a vše perfektně organizovat.
Držte se jednoduchosti
Mnoho lidí si spojuje bullet journal se všemi "instagramácky" vymazlenými vizuály, která jsou vidět všude napříč sociálními sítěmi, což leckoho odradí i jen od vyzkoušení. Zdá se to pak za časově náročné a vyvolává to pocit (zvláště u minimalistů a nekreativců), že používat bujo vyžaduje příliš mnoho času a energie. Proto si mnozí myslí, že bullet journal není pro ně.
Neměli byste se tím ale nechat vyděsit. Jakmile pochopíte principy bujo, vyzkoušíte si onen systém a jeho funkčnost, pochopíte, jak snadné je ho implementovat a přizpůsobit ho vašim potřebám.
Odmyslete si kreativní výzdobu mnohých blogerek a zjistíte, že jde o principiálně velmi jednoduchý systém. Držte se jednoduchosti a při tvorbě rozložení buďte minimalističtí. Soustřeďte se jen na to, jak vám tento systém může pomoci s organizováním a s vaší produktivitou.
Postranní rozlišovače pro efektivnější práci
Používejte rozlišovače
Rozlišovače jsou skvělou vychytávkou, která vám pomůže archivovat a indexovat vaše zápisky. Zápisníky Dingbats * mají tuto funkci již předtištěnou na svých stránkách (v kolekci Earth), díky čemuž je stačí jen začít používat. Předtištěné značky pro vybarvení jsou na všech stránkách zápisníku, a proto při psaní můžete každou stranu označit příslušnou barvou. Takže i když je zápisník zavřený, můžete snadno identifikovat svoje zápisky podle barev na vnější hraně každého listu.
Kategorizujte pomocí integrovaného rozlišovače. Rozhodněte se pro systém barevného kódování a použijte ho například k oddělení osobních a pracovních stránek. Nebo můžete rozlišit různé části své práce, oddělit stránky podle měsíce nebo můžete třeba použít jednu barvu rozlišovače na jeden celý projekt.
Několik vzorových stránek
V této části se vámi podělíme o několik spreadů, které si můžete vytvořit v zápisníku Dingbats * a použít je pro svou práci. Toto jsou přehledy, které neustále vytvářím a používám je téměř denně.
WORK LOG neboli "PRACOVNÍ PŘEHLED"
Work log je místo, kde lehce naplánujete svůj měsíc dopředu. Tvoří jasný přehled o všech schůzkách a termínech a umožňuje tak podle toho naplánovat čas.
Samozřejmě můžete přehled změnit tak, aby vám vyhovoval. Místo „Schůzky“ a „Termíny“ můžete použít jiné oddíly v závislosti na vaší práci a tom, k čemu potřebujete tento přehled použít. Můžete se rozhodnout použít pouze jednu stránku a jednu sekci. Můžete přidat obě sekce na jednu stránku nebo dokonce vytvořit 4 sekce na dvojstránce. Je to na každém, aby si přehled přizpůsobil tak, aby vám dobře fungoval.
Pracovní měsíční přehled rozhodně pomáhá udržovat řád a nic za měsíc nezmeškat.
WORK FLOW neboli "PRACOVNÍ TOK"
Prostá tabulka jako nástroj řízení work flow
Příklad work flow projektů webového designu
Work flow je graf, ve kterém si můžete horizontálně vytvářet seznam všech kroků svého pracovního procesu (třeba to mohou být tyto kroky: zkontrolovat zadání, rešerše tématu, zpracování hrubého textu, korektura, zapracování obrázků do textu) a poté svisle pod sebe můžete vytvořit seznam se všemi různými projekty, na které lze tento proces aplikovat (například: Článek o Bujo a efektivitě práce; Článek Tipy na efektivní bujo týdenní přehledy, atp.). Pak už jen odškrtávat každý krok, který uděláte.
Tímto způsobem je možné mít přehled o více projektech a držet krok se vším, co je třeba udělat. Přehled je vhodný nejen pro volnonožce, ale i třeba i pro studenty nebo manažery.
Ghantův diagram aneb zaplánování práce do kalendáře (tzv. TIMEFRAME)
Příklad vytvořeného Gantova diagramu metodou tužka - papír
Toto je praktický projektový nástroj, který v tomto jednoduchém provedení absorbuje i více aktivit, které je možné rozložit do jednotlivých činností. Je to praktický způsob, jak ilustrovat, naplánovat a vyhodnotit pokrok každého projektu. V tomto případě je použit časový rámec pro vertikální zobrazení seznamu úkolů v chronologickém pořadí. Horizontálně jsou pak uvedeny jednotlivé dny v měsíci.
Jednotlivé řádky tak slouží pro zaznamenání potřebné doby na jednotlivé kroky (jde o zjednodušený přehled, kde nejmenší časová jednotka je den - pokud potřebujete podrobnější sledování projektových aktivit, pak je potřeba upravit horizontální časovou jednotku dle vašich potřeb). Vždy vybarvíte tolik čtverečků, kolik předpokládáte, že budete potřebovat na jednotlivé činnosti dní, samozřejmě pro jednotlivé činnosti chronologicky. Tímto způsobem je vidět, jak dlouho bude trvat dokončení projektu a kolik času je na každý úkol.
Je to dobrý způsob, jak naplánovat i několik projektů. Můžete hned vidět, kolik práce máte na každý den, a podle toho naplánovat i ty ostatní.
Jak bylo zmíněno výše, můžete použít libovolné časové měřítko v závislosti na vašem projektu. Není-li potřeba mít aktivity podrobně rozpracované, lze časovou osu změnit na týdny nebo dokonce měsíce v závislosti na tom, jak dlouho bude dokončení vašeho projektu trvat a jak je třeba provést jednotlivé úlohy.
Mít vizuální časový rámec pro své projekty může pomoci jasně vidět důležité kroky a úkoly, které je třeba udělat a kdy. Je to základní nástroj pro úspěšné plánování a řízení projektů.
----------------------------------------------
Použitý zápisník
V článku byl použit tečkovaný zápisník Dingbats * z kolekce Earth - Earth Sky Blue Great Barrier Reef. V kolekci s předpřipravenými rozlišovači na vnější straně každého listu ale najdete celkem 4 barevné varianty.
Nápady na přehledy, které ještě můžete vytvořit
Existuje tolik dalších nápadů na funkční pracovní přehledy, které si můžete vytvořit v zápisnících Dingbats. Každou z těchto stránek můžete změnit a upravit podle svých potřeb, abyste zvýšili svou produktivitu.
- Future Log (přehled měsíců s událostmi v daném měsíci - narozeniny, státní svátky, dovolené, atp.)
- Master To Do List (hlavní/centrální seznam úkolů - může mít více kategorií úkolů)
- Statistics Log (vedení různých statistik)
- Productivity Tracker (zápis produktivity)
- Finances Page (finance)
- Insurance Info (pojištění)
- Savings Goals (cíle v úsporách)
- Budget Tracker (sledování rozpočtu)
- Monthly Goals (měsíční cíle)
- Monthly Review (měsíční přehled)
- Monthly Analytics (analýza měsíce)
- 5-Year Plan & Goal Tracker (záznam pětiletého plánu a cílů)
- Future Project List (seznam budoucích projektů)
- Year in Review (roční zhodnocení)
… a ještě mnohem víc! Je hodně přehledů, které můžete vytvořit a které vám mohou pomoci při práci nebo s organizováním rodiny. Možnosti jsou nekonečné a můžete vytvořit a upravit libovolně jakýkoliv přehled.
Tak to bylo pár způsobů, jak můžete přetvořit zápisník na velmi užitečný nástroj... Pro lepší soustředění se, lepší organizaci a práci na své produktivitě.
A jak na práci používáte tečkované zápisníky vy? Jaké přehledy vám pomáhají být produktivní?
Překlad: Martina Ježova
Se svolením převzato od Dingbats*